Medijska zbirka brzo postane nepregledna ako datoteke nemaju jasne nazive i svrhu. Organizacija počinje dogovorom o imenovanju i načinu odabira slike za pojedinu vrstu sadržaja.

U naziv datoteke uključite temu i opis motiva. Mape ili kategorije koristite dosljedno, primjerice prema sekcijama weba. Izbjegavajte više gotovo jednakih kopija bez objašnjenja njihove namjene.

Uz sliku provjerite alternativni tekst, prava korištenja i odgovarajući izrez. Razlikujte izvornu datoteku od pripremljene verzije za web. Urednici trebaju moći pronaći ispravan materijal bez oslanjanja na pamćenje.

Redoviti pregled zbirke uključuje provjeru duplikata i neiskorištenih datoteka. Prije uklanjanja provjerite gdje se materijal koristi. Uredna zbirka olakšava pripremu objava i smanjuje mogućnost odabira pogrešne slike.